Professionnel de santé, est-ce que vous devez gérer plusieurs dizaines de patients au quotidien ? La solution est de faire appel à un secrétariat téléphonique médical à Madagascar. Il s’agit d’un service à distance géré par une équipe de télésecrétaires expérimentées. On parle également de télésecrétariat médical. Ce service s’est développé grâce au développement des technologies et l’avènement de l’internet. En effet, l’externalisation des activités supports a connu un grand essor ces dernières années.
Aujourd’hui, tous les secteurs d’activité adoptent cette stratégie. Le secteur médical n’est pas épargné par ce phénomène. Quelle que soit la taille de votre établissement de santé, le service de secrétariat joue un rôle essentiel. En effet, c’est le premier contact avec vos patients. Par conséquent, les télésecrétaires médicales véhiculent l’image de votre cabinet.
Toutefois, avant de choisir le prestataire idéal, il convient de connaître les missions que vous pourrez confier en externe.
Accueil téléphonique des patients
Un secrétariat téléphonique médical à Madagascar fonctionne comme un secrétariat classique. Son premier rôle est d’accueillir les patients. Cependant, étant donné que le service se fait à distance, les télésecrétaires médicales se chargent de l’accueil téléphonique des patients. Grâce à ce service, les professionnels de santé ne sont pas constamment dérangés par les appels téléphoniques. Une équipe dédiée répond aux demandes des patients, effectue un filtrage des appels et transfère ceux qui sont urgents.
Bref, la télésecrétaire médicale se charge de gérer les appels entrants des patients. C’est pourquoi, ce métier requiert une personne ayant un bon sens du relationnel. Sur le marché de l’outsourcing, les télésecrétaires malgaches se démarquent par leur qualité d’écoute et d’empathie. Raison pour laquelle les professionnels de santé externalisent souvent leur permanence téléphonique vers un centre d’appels médical à Madagascar. Les secrétaires à distance vont parler en votre nom de manière ponctuelle ou régulière.
Prise de rendez-vous et gestion d’agenda
Une télésecrétaire médicale est l’intermédiaire entre votre établissement de santé et votre patientèle. Outre la gestion des appels téléphoniques, elle se charge également de gérer d’autres tâches comme la gestion des agendas professionnels de vos praticiens. Elle va noter le planning de chaque médecin sur votre agenda médical en ligne. Ainsi, votre médecin peut consulter son agenda à n’importe quel moment de la journée et sur n’importe quel appareil mobile (tablette, ordinateur, smartphone.)
Bien que cette tâche semble facile à réaliser, elle est chronophage et répétitive. Bien évidemment vos secrétaires en interne peuvent s’occuper de la gestion de vos rendez-vous médicaux. Toutefois, il se peut qu’elles partent en congé ou soit absente pour quelconque raison. Or, l’organisation de votre planning dépend de votre secrétariat. Pour assurer une permanence téléphonique, la solution est de recourir à un prestataire extérieur comme un secrétariat téléphonique médical à Madagascar. Ce dernier va gérer vos rendez-vous (annulation, confirmation, modification) sur le logiciel de votre choix.
Secrétariat téléphonique médical à Madagascar : les autres missions
Lorsque vous décidez d’externaliser vos appels médicaux, le prestataire doit suivre un cahier de charge précis. Puis, il doit également suivre vos directives, car vous êtes le donneur d’ordre. Cependant, en tant qu’expert dans le domaine, le sous-traitant peut vous donner des conseils sur la réalisation des missions. Par ailleurs, toutes les personnes travaillant dans votre établissement, doivent faire preuve d’une grande discrétion et d’une grande confidentialité. C’est ce qu’on entend par « respect du secret médical ». Votre équipe externe n’y fait pas défaut.
En optant pour une externalisation à Madagascar, vous ne risquez rien de ce côté. En effet, les télésecrétaires médicales gèrent uniquement le contact téléphonique. De ce fait, elles n’ont aucune idée du profil du patient qui est au bout du fil. Par la suite, la gestion des courriers est également une des différentes missions de votre secrétariat téléphonique médical. Pour terminer, vous pouvez déléguer des activités administratives comme la transcription de vos dossiers médicaux. Cependant, cette activité nécessite une équipe spécialisée.
Outre les précédentes missions, votre télésecrétariat médical à Madagascar peut assurer un service continu. En d’autres termes, tous les appels seront traités à temps et les demandes de vos patients sont gérées sans interruption. Une bonne organisation au niveau de votre secrétariat peut contribuer à améliorer la santé financière de votre établissement.